বড় বা ছোট সব ব্যবসাকেই তাদের সমস্ত লেনদেন পর্যবেক্ষণ করতে হবে। বিক্রয়ের জন্য অনেক সাধারণ আর্থিক সফটওয়্যার সিস্টেম আছে, কিন্তু অ্যাকাউন্টিং লেনদেন কিভাবে কাজ করে সে সম্পর্কে আপনার এখনও স্পষ্ট ধারণা থাকা দরকার। আপনি সমস্ত ব্যবসায়িক লেনদেন, যেমন আয় প্রাপ্তি বা বিল পরিশোধ, একটি খাতার খাতার মতো একটি অ্যাকাউন্টিং জার্নালে প্রবেশ করবেন। এখানে, আপনাকে অ্যাকাউন্ট নামে বিভিন্ন বিভাগ সংগ্রহ করতে হবে এবং ডেবিট বা ক্রেডিট (বৃদ্ধি বা হ্রাস অনুসারে) রেকর্ড করবে। উদাহরণ পরে দেওয়া হবে। অ্যাকাউন্টিং সফটওয়্যার নির্মাতারাও তাদের প্রোগ্রাম তৈরিতে এই সূত্র অনুসরণ করে, কিন্তু নৈমিত্তিক ব্যবহারকারীদের জন্য প্রক্রিয়াটি সহজ করা হয়েছে।
ধাপ
3 এর অংশ 1: লেনদেন প্রবেশ করা
ধাপ 1. ব্যবসায়িক লেনদেন সংক্রান্ত সমস্ত নথি সংগ্রহ করুন।
এই নথিতে সাধারণত সরবরাহকারীর রসিদ, ইউটিলিটি বিল (যেমন জল এবং বিদ্যুৎ), গ্রাহকদের দেওয়া ক্রেডিট মেমো, ট্যাক্স স্টেটমেন্ট, জারি করা চেক এবং বেতন সংক্রান্ত তথ্য অন্তর্ভুক্ত থাকে। অ্যাকাউন্টিং জার্নাল রেকর্ড করার আগে সঠিক এবং যাচাইকৃত প্রতিটি চালান এবং পেমেন্ট চেক করুন। সিস্টেমে লেনদেন করার আগে নিশ্চিত করুন যে সুপারভাইজার বা ব্যবসার মালিক দ্বারা সবকিছু স্বীকার করা হয়েছে।
পদক্ষেপ 2. প্রতিটি ধরনের লেনদেনের জন্য বিভিন্ন অ্যাকাউন্ট বা বিভাগ সেট আপ করুন।
যেসব হিসাব রেকর্ড করা হয় যেমন নগদ, তালিকা, ব্যয় ইত্যাদি। একটি ব্যক্তিগত বাজেটে তালিকাভুক্ত আইটেমের একটি নোটবুক বা লাইনগুলির পৃথক পৃষ্ঠা হিসাবে এই অ্যাকাউন্টগুলি মনে করুন। নিম্নলিখিত অ্যাকাউন্টের ধরন সেট আপ করুন:
- বিক্রয়, বা রাজস্ব, অ্যাকাউন্ট গ্রাহকদের কাছে সমস্ত বিক্রয় রেকর্ড করে।
- একটি ব্যয়ের হিসাব ব্যবসার সমস্ত অর্থ রেকর্ড করে, উদাহরণস্বরূপ একটি ব্যবসায়িক সুবিধা পরিচালনা করা, পণ্য তৈরি করা এবং পণ্য বিক্রি করা।
- উপরন্তু, ব্যবসার জন্য তাদের সম্পদ, যেমন নগদ, প্রাপ্য (অবৈতনিক বিক্রয়), এবং সম্পত্তি, উদ্ভিদ এবং সরঞ্জাম যেমন ভবন এবং সরঞ্জাম রেকর্ড করা প্রয়োজন।
- একটি দায়বদ্ধতা অ্যাকাউন্ট সমস্ত অর্থ রেকর্ড করে যা ব্যবসা বাহ্যিক পক্ষের কাছ থেকে ধার করে, যেমন ব্যাংক loansণ, বাণিজ্য পরিশোধযোগ্য (যেমন সরবরাহকারীদের), এবং প্রদেয় বেতন (বেতন যা ইতিমধ্যে কর্মচারীদের কারণে রয়েছে কিন্তু পরিশোধ করা হয়নি)।
- এই বড় বিভাগগুলি সাধারণত ছোট, নির্দিষ্ট অ্যাকাউন্টে বিভক্ত।
পদক্ষেপ 3. অ্যাকাউন্টটি ডেবিট বা ক্রেডিট কিনা তা নির্ধারণ করুন।
এটি মনে রাখা গুরুত্বপূর্ণ যে প্রতিটি লেনদেনে ডেবিট এবং ক্রেডিট অ্যাকাউন্ট জড়িত এবং ডেবিট এবং ক্রেডিটের মোট সংখ্যা অবশ্যই একই হতে হবে। উদাহরণস্বরূপ, যখন আপনি একজন গ্রাহকের কাছ থেকে পেমেন্ট পান, তখন আপনি নগদকে ডেবিট হিসাবে রেকর্ড করবেন এবং ক্রেডিট হিসাবে গ্রহণযোগ্য অ্যাকাউন্টগুলি। যখন আপনি বিজ্ঞাপনের জন্য অর্থ প্রদান করবেন, তখন আপনি একটি ডেবিটে বিজ্ঞাপন ব্যয় এবং একটি ক্রেডিট নগদ রেকর্ড করবেন।
- খরচ, সম্পদ (যেমন নগদ এবং সরঞ্জাম), এবং লভ্যাংশ অ্যাকাউন্টের ডেবিট হিসাবে রেকর্ড এবং ক্রেডিট হিসাবে রেকর্ড হ্রাস হিসাবে রেকর্ড করুন। অন্যান্য অ্যাকাউন্টে, যেমন দায় এবং রাজস্ব, বৃদ্ধি ক্রেডিট হিসাবে রেকর্ড করা হয় এবং হ্রাস ডেবিট হিসাবে রেকর্ড করা হয়। এই অ্যাকাউন্টিং সিস্টেমের নিজস্ব যুক্তি আছে এবং অ্যাকাউন্টে "বৃদ্ধি" এবং "হ্রাস" এর কারণগুলি নির্ধারণ করতে আপনার যুক্তি ব্যবহার করার সময় মনে রাখা শুরু করুন।
- মনে রাখবেন যে ডেবিট এবং ক্রেডিটের উপর জার্নালাইজ করা সংখ্যাগুলি একই নাও হতে পারে, কিন্তু টোটাল একই হতে হবে। উদাহরণস্বরূপ, যদি কোন গ্রাহক আংশিক নগদ এবং আংশিকভাবে ক্রেডিট দ্বারা একটি পণ্যের জন্য অর্থ প্রদান করে, তাহলে দুটি অ্যাকাউন্ট ডেবিটে জার্নালাইজড হয়, যথা নগদ এবং অ্যাকাউন্ট গ্রহণযোগ্য। যদিও ক্রেডিটের উপর জার্নালাইজড অ্যাকাউন্টটি শুধুমাত্র একটি, অর্থাৎ বিক্রয়।
- সমস্ত কম্পিউটার সফ্টওয়্যার সিস্টেম জার্নালে তাদের সঠিক জায়গায় সমস্ত অ্যাকাউন্ট প্রবেশ করে রেকর্ডিং অ্যাকাউন্টিং জার্নালগুলিকে সহজ করে তুলবে।
- যদি আপনার স্টক বিক্রি বা জমি ক্রয়ের মতো অসাধারণ লেনদেন হয় তবে আপনাকে জার্নালে একটি নতুন অ্যাকাউন্টের নাম তৈরি করতে হতে পারে।
ধাপ 4. কমপক্ষে দুবার জার্নালে প্রবেশ করা সমস্ত অ্যাকাউন্টিং লেনদেন পরীক্ষা করুন।
প্রতিটি লেনদেন তার নিজস্ব বিভাগে প্রদর্শিত হবে: উদাহরণস্বরূপ, জার্নালের একপাশে ডেবিট, এবং পরিমাণটি অবশ্যই জার্নালের ক্রেডিট দিকে প্রদর্শিত পরিমাণের সমান হতে হবে।
উদাহরণস্বরূপ, আপনি Rp। 500,000 এর ডেবিট পাশে প্রদেয় অ্যাকাউন্টে প্রবেশ করে বিদ্যুৎ বিল পরিশোধের লেনদেন রেকর্ড করবেন। নোট বিভাগে রসিদ নম্বর এবং একটি সংক্ষিপ্ত বিবরণ অন্তর্ভুক্ত করতে ভুলবেন না।
ধাপ ৫। জার্নালে অ্যাকাউন্টগুলিকে সময় সময় সাধারণ খাতায় সরান।
সাধারণ খাতা আপনার সমস্ত অ্যাকাউন্টের সংগ্রহ। উদাহরণস্বরূপ, আপনার সাধারণ খাতায় নগদ, প্রাপ্য, পরিশোধযোগ্য, ব্যয় ইত্যাদি বিষয়গুলির প্রতিটি শ্রেণীর জন্য পৃষ্ঠা রয়েছে। তারপরে, আপনি নির্দিষ্ট সময়ের মধ্যে প্রতিটি অ্যাকাউন্টের মোট পরিমাণ দেখতে সক্ষম হবেন।
- একটি সাধারণ খাতা অ্যাকাউন্ট দ্বারা তথ্য রেকর্ড করে, একটি জার্নালের বিপরীতে যা লেনদেন রেকর্ড করে। অন্য কথায়, সাধারণ খাতায় স্থানান্তরিত একটি লেনদেন খাতায় কমপক্ষে দুটি স্থানে (অ্যাকাউন্ট) থাকবে।
- উদাহরণস্বরূপ, বিক্রয়ে গ্রাহকদের কাছ থেকে নগদ প্রাপ্তি একটি লেনদেন হিসাবে জার্নালে লিপিবদ্ধ করা হবে এবং ডেবিটে নগদ এবং ক্রেডিটের আয়ের স্বীকৃত হবে। সাধারণ খাতায় স্থানান্তরিত হলে, এই এন্ট্রিগুলি পৃথক স্থানে রেকর্ড করা হয়: নগদ এবং রাজস্ব অ্যাকাউন্ট। এইভাবে, আপনি দেখতে পারেন কিভাবে লেনদেন প্রতিটি অ্যাকাউন্টকে পৃথকভাবে প্রভাবিত করে।
- সাধারণ খাতায় রেকর্ড অবশ্যই তারিখের হতে হবে যাতে লেনদেনের উৎস চিহ্নিত করা যায়। কিছু হিসাবরক্ষক একটি রেফারেন্স নম্বরও অন্তর্ভুক্ত করে, উদাহরণস্বরূপ একটি সিরিয়াল নম্বর আকারে, যাতে লেনদেনগুলি সহজেই জার্নালে ফিরে পর্যবেক্ষণ করা যায়।
3 এর 2 অংশ: অ্যাকাউন্টিং লেনদেনের ভারসাম্য
ধাপ 1. প্রতিবার যখন আপনি একটি অ্যাকাউন্টিং লেনদেন প্রবেশ করেন তখন বন্ধ করার আগে সাধারণ খাতাটির ভারসাম্য বজায় রাখুন।
প্রতিটি লেনদেনের জন্য রেকর্ড করা নম্বর এবং অ্যাকাউন্টগুলি সঠিক কিনা তা নিশ্চিত করার জন্য ট্রায়াল ব্যালেন্স এবং অন্যান্য প্রতিবেদন প্রস্তুত করুন। যত লেনদেনই রেকর্ড করা হোক না কেন, মোট ডেবিট অবশ্যই মোট ক্রেডিটের সমান হতে হবে।
আপনি যদি ম্যানুয়ালি বা কম্পিউটার প্রোগ্রামের সাথে নোট নেন, তাহলে ডেবিট এবং ক্রেডিটের সমস্ত নম্বর যোগ করা হবে, বিভাগ নির্বিশেষে। ডেবিট এবং ক্রেডিটের মোট পরিমাণ একই হতে হবে।
ধাপ 2. ট্রায়াল ব্যালেন্সে ত্রুটিগুলি পরীক্ষা করুন।
যদি ডেবিট ক্রেডিট সমান না হয়, আপনি আপনার জার্নাল এন্ট্রি ত্রুটি খুঁজে পেতে হবে। প্রকৃতপক্ষে, ডেবিট এবং ক্রেডিট পরিমাণ একই থাকলেও ত্রুটি দেখা দিতে পারে, উদাহরণস্বরূপ ডাবল রেকর্ডিং বা ভুল অ্যাকাউন্টে লেনদেনের কারণে।
- উদাহরণস্বরূপ, যখন আপনি একজন গ্রাহকের কাছ থেকে পেমেন্ট পান, তখন আপনি নগদ রেকর্ড করতে পারেন কিন্তু অ্যাকাউন্ট প্রাপ্য রেকর্ড করতে ভুলে গেছেন তাই জার্নালটি দেখে মনে হচ্ছে প্রাপ্যগুলি এখনও অবৈতনিক। সুতরাং, ডেবিটের পরিমাণ ক্রেডিট থেকে আলাদা হবে।
- কিছু ক্ষেত্রে, আপনাকে ত্রুটিগুলি খুঁজে পেতে জার্নালের প্রাথমিক এন্ট্রিতে রেকর্ডগুলি সন্ধান করতে হতে পারে। এই কারণেই লেনদেনের তারিখ এবং/অথবা রেফারেন্স নম্বর জার্নালে রেকর্ড করা প্রয়োজন যাতে ট্রেসিং সহজ হয়।
ধাপ 3. আয় বিবৃতি, ব্যালেন্স শীট এবং মূলধন পরিবর্তন প্রতিবেদনের জন্য রিপোর্ট চালান।
এই আর্থিক প্রতিবেদনগুলি ম্যানুয়ালি বা অ্যাকাউন্টিং সফটওয়্যার সিস্টেমের মাধ্যমে করা যেতে পারে। এই প্রতিবেদনগুলি থেকে আপনি আপনার ব্যবসার একটি সম্পূর্ণ চিত্র পান।
- উদাহরণস্বরূপ, আয়ের বিবরণী একটি নির্দিষ্ট সময়ের মধ্যে ব্যয় করা উপার্জিত আয়কে বিয়োগ করবে এবং এই প্রতিবেদন থেকে আপনি জানেন যে কোম্পানি লাভ বা ক্ষতি করেছে।
- ব্যালেন্স শীট কোম্পানির সমস্ত সম্পদ এবং দায় প্রদর্শন করে। কোম্পানির সম্পদের মধ্যে নগদ, যন্ত্রপাতি, জমি এবং গ্রহণযোগ্য অ্যাকাউন্ট অন্তর্ভুক্ত। দায়গুলির মধ্যে রয়েছে প্রদেয় অ্যাকাউন্ট এবং প্রদেয় নোট।
- আপনি যদি আগের সময়ের শেয়ারহোল্ডারদের লভ্যাংশ (পুরষ্কার) প্রদান করেন, তাহলে আপনার ইক্যুইটিতে পরিবর্তনের বিবৃতিও প্রয়োজন হবে। এই প্রতিবেদনে উৎপাদিত মুনাফার পরিমাণ (নিট আয় নয়) বিয়োগ লভ্যাংশ প্রদান করা হয়েছে। ধরে রাখা উপার্জন সেই উপার্জনের প্রতিনিধিত্ব করে যা কোম্পানিতে পুনরায় বিনিয়োগ করা হয়।
3 এর অংশ 3: অ্যাকাউন্টিং লেনদেনের বিস্তারিত রেকর্ড রাখা
পদক্ষেপ 1. জার্নালে প্রবেশ করা প্রতিটি লেনদেনের সংক্ষিপ্ত বিবরণ অন্তর্ভুক্ত করুন।
উদাহরণস্বরূপ, "নগদ টেলিভিশন বিজ্ঞাপন পেমেন্ট, ফেব্রুয়ারি, 2016।" সুতরাং, প্রতিটি লেনদেনের রেকর্ড করার পরিমাণ, কারণ এবং প্রক্রিয়া পরিষ্কার হবে।
পদক্ষেপ 2. আপনার লেনদেনের জার্নালের একটি ব্যাকআপ রাখুন।
ত্রুটি বা ভবিষ্যতের প্রশ্নের ক্ষেত্রে ব্যাকআপ করা প্রয়োজন। সমস্ত রেকর্ডের ডকুমেন্টেশন একটি প্যাকেজে বেশ কয়েকটি রেকর্ড এবং একটি জার্নালের তারিখ লিখে প্রবেশ করা যেতে পারে। প্রত্যেকেরই সাধারণ খাতায় জার্নাল এন্ট্রিগুলি অনুসন্ধান করতে সক্ষম হওয়া উচিত এবং তারপরে ব্যাকআপ ডকুমেন্টেশন সহজেই অ্যাক্সেস করা উচিত
পদক্ষেপ 3. কমপক্ষে এক বছরের জন্য সমস্ত ডকুমেন্টেশনের কাগজ কপি রাখুন।
এর মধ্যে জার্নাল এন্ট্রি এবং লেজার, সমস্ত চালান এবং অন্যান্য লেনদেনের নথি অন্তর্ভুক্ত রয়েছে। এই সমস্ত নথি নিরীক্ষা এবং করের কারণে প্রয়োজন।
ধাপ 4. কমপক্ষে সাত বছরের জন্য বৈদ্যুতিনভাবে ডকুমেন্টেশন রাখুন।
আপনার কাগজের ডকুমেন্টগুলি, সামনে এবং পিছনে স্ক্যান করুন এবং সেগুলিকে দুটি ইলেকট্রনিক ক্ষেত্রে সংরক্ষণ করুন: একটি অফিসে স্টোরেজ করার জন্য এবং অন্য কোথাও জরুরি অবস্থার জন্য। সর্বদা সম্ভাবনা থাকে যে কর্পোরেট করগুলি গত কয়েক বছর ধরে নিরীক্ষিত হবে তাই এই নথিগুলি রাখা দরকার।
পরামর্শ
- প্রতিদিন আপনার জার্নালের ভারসাম্য বজায় রাখুন। সমস্ত ত্রুটিগুলি পর্যবেক্ষণ করুন এবং অবিলম্বে সেগুলি সংশোধন করুন। এটি এত গুরুত্বপূর্ণ যে এটি অ্যাকাউন্টিং শিক্ষার্থীদের জন্য প্রথম পাঠগুলির মধ্যে একটি হয়ে ওঠে।
- ক্রস-প্রশিক্ষণ কর্মীদের প্রদান করুন যাতে অ্যাকাউন্টিং সিস্টেমের বোঝাপড়া এবং লেনদেন কিভাবে প্রবেশ করতে হয় তা একাধিক কর্মচারীর কাছে জানা যায়।
