একাধিক প্রাপকদের জন্য একটি ডকুমেন্ট ফিট করার জন্য অফিস প্রোগ্রামগুলিতে মেল মার্জ একটি সাধারণ কাজ। আপনি খাম, লেবেল, ফর্ম লেটার, ইমেইল, ফ্যাক্স এবং সংখ্যাযুক্ত কুপন সহ সকল প্রকার নথি সংগঠিত এবং একত্রিত করতে পারেন। কম্পিউটারে মেল মার্জ কিভাবে ব্যবহার করবেন তা জানতে নিচের ধাপগুলো পড়ুন।
ধাপ
পদ্ধতি 3 এর 1: প্রস্তুতি
ধাপ 1. একটি ডেটা ফাইল তৈরি করুন।
ডেটা একটি উপযুক্ত বিন্যাসে স্প্রেডশীট ফাইল (ওয়ার্কশীট), ডাটাবেস ফাইল বা এমনকি পাঠ্য নথি হতে পারে। ওয়ার্কশীট ফাইলগুলি সবচেয়ে বেশি ব্যবহৃত হয়; এই গাইড ধরে নেয় আপনি একটি ওয়ার্কশীট ব্যবহার করছেন।
-
ফাইলের ডেটা অবশ্যই সমস্ত তথ্য অন্তর্ভুক্ত করবে যা প্রতিটি অনুলিপিতে পরিবর্তিত হবে। উদাহরণস্বরূপ, যদি আপনি একটি ফর্ম লেটার লিখছেন, ফাইলটিতে আপনি যাদেরকে লিখতে চান তাদের নাম এবং সম্ভবত ঠিকানাগুলি অন্তর্ভুক্ত থাকবে।
লাইন বরাবর প্রতিটি ঘরে একটি তথ্য লিখুন, যাতে প্রতিটি ধরনের তথ্য (প্রথম নাম, শেষ নাম, সম্মানজনক, ইত্যাদি) তার নিজস্ব কলামে থাকে।
-
যুক্তিসঙ্গত কলামের নাম তৈরি করুন। মেইল মার্জ প্রতিটি কলামের ডেটা পড়ে এবং ধরে নেয় যে তথ্যের প্রতিটি কলামে প্রথম এন্ট্রি হল সেই ধরনের তথ্যের সাধারণ নাম, তাই এমন একটি নাম ব্যবহার করুন যা বোধগম্য হয়।
উদাহরণস্বরূপ, "প্রথম নাম" টাইপ করে প্রথম নাম ক্ষেত্রটি শুরু করুন, তারপরে এর নীচে সমস্ত প্রথম নাম লিখুন। যখন আপনাকে একটি চিঠিতে ডেটার একটি কলাম লিখতে বলা হবে, তখন আপনি একটি বিকল্প হিসাবে "প্রথম নাম" দেখতে পাবেন এবং সাথে সাথে সেই কলামে কী আছে তা মনে রাখবেন।
- মাইক্রোসফট অফিস ব্যবহারকারীরা যারা ইমেইল পাঠানোর মাধ্যম হিসেবে আউটলুক ব্যবহার করে তারা ইচ্ছা করলে আউটলুক অ্যাড্রেস বইটি ডাটা ফাইল হিসেবে ব্যবহার করতে পারে।
পদক্ষেপ 2. ডেটা ফাইল সংরক্ষণ করুন।
ফাইলটি সংরক্ষণ করুন যাতে আপনি এটি সহজে খুঁজে পেতে পারেন। এটি এমন একটি নাম দিন যা আপনার মনে রাখা সহজ হবে।
ধাপ 3. আপনার মূল নথি লিখুন।
এই নথিতে তথ্য অন্তর্ভুক্ত থাকবে। উদাহরণস্বরূপ, যদি আপনি একটি ফর্ম চিঠি লিখছেন, প্রধান নথি হল চিঠি। মেইল মার্জ করা বিষয়বস্তু (যেমন নাম) প্রতিটি আইটেম বর্তমানে ফাঁকা রাখা হয়েছে।
3 এর 2 পদ্ধতি: এমএস অফিসে মেল মার্জ
ধাপ 1. মেইল মার্জ টাস্ক পেনটি খুলুন।
প্রধান নথি থেকে, ফলকটি খুলতে ক্লিক করুন। যদি আপনি এটি দেখতে না পান, টুলস মেনুতে যান এবং তালিকা থেকে মেল মার্জ নির্বাচন করুন।
ধাপ 2. এমএস অফিসের জিজ্ঞাসিত প্রশ্নের উত্তর দিন।
অফিসে মেইল মার্জ ফিচারটিতে বেশ কয়েকটি ধাপ রয়েছে যা আপনার জন্য ফাইলগুলি আরও বুদ্ধিমান এবং নির্ভুলভাবে একত্রিত করা সহজ করে তোলে।
- আপনি যে ধরনের ডকুমেন্ট লিখছেন তা নির্বাচন করে শুরু করুন। যেটা সবচেয়ে ভাল মানায় ক্লিক করুন, তারপর পরবর্তী ক্লিক করুন।
- আপনি যে প্রারম্ভিক নথিটি ব্যবহার করতে চান তা নির্বাচন করুন। আপনি যদি এই ধাপগুলি অনুসরণ করেন, তাহলে আপনি এই নথির ব্যবহার নির্বাচন করতে পারেন। পরবর্তী ক্লিক করুন।
ধাপ 3. মার্জ করার জন্য ফাইল নির্বাচন করুন।
এটি সেই ডেটা ফাইল যা আপনি আগে তৈরি করেছিলেন। উপযুক্ত রেডিও বোতামটি নির্বাচন করুন এবং তারপরে ফাইলটি সনাক্ত করতে এবং এটিকে মূল নথির সাথে সংযুক্ত করতে পরবর্তী ক্লিক করুন।
আপনি যদি আউটলুক অ্যাড্রেস বুক ব্যবহার করতে চান, তাহলে সেই অপশনে ক্লিক করুন।
ধাপ 4. কোন ডেটা ব্যবহার করতে হবে তা বেছে নিন।
অফিস আপনাকে আপনার পছন্দের তথ্যের সারি নির্বাচন বা অনির্বাচনের অনুমতি দেয়। আপনি যে ডাটা ফাইলে মূল নথিতে একীভূত হতে চান, সেই তথ্যের আইটেমগুলি নির্বাচন করতে পারেন, যাতে ডেটা ফাইলটি পরবর্তীতে আরও বেশি কাজে লাগবে যদি আপনি বিভিন্ন জিনিসের জন্য এটি ব্যবহার করেন। একবার সন্তুষ্ট হলে, পরবর্তী ক্লিক করুন।
প্রতিটি কলামের কলাম শিরোনামে ক্লিক করে ডেটা সাজানো যেতে পারে। আপনি যদি অনেক তথ্যের মাধ্যমে দ্রুত অনুসন্ধান করতে চান তবে এটি কার্যকর হতে পারে।
ধাপ 5. ডেটা ক্ষেত্র লিখুন।
টাস্ক প্যানের পরবর্তী পৃষ্ঠায়, আপনি যদি ইতিমধ্যে এটি না করে থাকেন তবে আপনাকে একটি নথি লিখতে বলা হবে এবং ফাইল থেকে তথ্য নথিতে সন্নিবেশ করার জন্য বিভিন্ন বিকল্প উপস্থাপন করা হবে।
-
ডেটার সেই কলামে কার্সার রেখে ডেটার একটি কলাম লিখুন, এবং তারপর সেখানে ertোকানোর জন্য টাস্কবারের উপযুক্ত বোতামে ক্লিক করুন।
আপনি নিয়মিত অক্ষর বা সংখ্যার মতো ডিলিট কী টিপে ভুল স্থানান্তরিত বা সদৃশ ডেটা ক্ষেত্রগুলি মুছতে পারেন।
-
আপনার নির্বাচিত ডকুমেন্টের প্রকারের উপর নির্ভর করে প্রিসেট বিকল্পগুলি কিছুটা পরিবর্তন হবে। অফিস আপনার দেওয়া ডেটা থেকে যথাযথ তথ্য পূরণ করার জন্য যথাসাধ্য চেষ্টা করে। উদাহরণস্বরূপ, যদি আপনি একটি ব্যবসায়িক ফর্ম চিঠি লিখছেন, তাহলে আপনি একটি ঠিকানা ব্লক সন্নিবেশ করার একটি বিকল্প দেখতে পারেন যার মধ্যে প্রথম এবং শেষ নাম এবং প্রতিটি প্রাপকের পূর্ণ ঠিকানা একাধিক লাইন জুড়ে সুন্দরভাবে সাজানো রয়েছে।
- কিছু প্রিসেট অপশন আপনার জন্য যথাযথ তথ্য পূরণ করার জন্য অতিরিক্ত উইন্ডো খুলবে। এটা সব কমবেশি সহজবোধ্য এবং সহজে বোঝা যায়।
- আপনি যদি প্রিসেট বিকল্পগুলি ব্যবহার করেন এবং উপযুক্ত তথ্য খুঁজে না পান, ডিফল্ট নামের সাথে মেলে এমন আপনার নিজের ডেটা কলামের নাম নির্ধারণ করতে ম্যাচ ফিল্ডস বোতামে ক্লিক করুন। উদাহরণস্বরূপ, অ্যাড্রেস ব্লকে "শেষ নাম" ডেটা পপুলেট করার জন্য আপনি একটি ডেটা ফাইলে "Surname" ক্যাটাগরি নির্দিষ্ট করতে পারেন।
- আপনার নিজের কলাম ব্যবহার করতে, আরও বিকল্পে ক্লিক করুন। আপনি প্রতিটি কলামে আপনার দেওয়া নামগুলি দেখতে এবং তার পরিবর্তে সেগুলি ব্যবহার করতে সক্ষম হবেন।
ধাপ 6. মেইল চেক করুন।
মেইল মার্জ আপনি নির্দিষ্ট ডকুমেন্টে প্রিন্ট না করা পর্যন্ত নির্দিষ্ট তথ্য প্রদর্শন করবে না, কিন্তু অফিস একটি প্রিভিউ ফাংশন অফার করে যা আপনাকে যাচাই করতে এবং নিশ্চিত করতে পারে যে তথ্যটি আপনার প্রয়োজনীয় কলামগুলির সাথে মিলবে। দলিল. দয়া করে এগুলি ব্যবহার করুন যতক্ষণ না আপনি দেখানো অর্ডারে সন্তুষ্ট হন।
ধাপ 7. মার্জ সম্পূর্ণ করুন।
মেইল মার্জ টাস্ক প্যানের চূড়ান্ত পর্দা আপনাকে জানাবে যে সবকিছু ঠিক আছে, এবং আপনার নথি মুদ্রণের জন্য প্রস্তুত। প্রতিটি মুদ্রিত নথিতে প্রতিটি তথ্যের সেট প্রদর্শিত হবে এবং প্রোগ্রামটি যতগুলি তথ্য রয়েছে সেগুলির যতগুলি কপি রয়েছে তা মুদ্রণ করবে।
আপনি যদি নির্দিষ্ট অক্ষর নিজে সম্পাদনা করতে চান, তাহলে আপনি এই টাস্কবারের স্ক্রীন থেকে প্রথমে "পৃথক অক্ষর সম্পাদনা করুন" এ ক্লিক করে এটি করতে পারেন।
পদ্ধতি 3 এর 3: OpenOffice.org- এ মেল মার্জ করুন
ধাপ 1. একটি ডাটাবেস তৈরি করুন।
পদক্ষেপ 2. ডেটা ক্ষেত্রগুলি প্রবেশ করান।
আপনি এখন আপনার তথ্যকে একটি ডাটাবেসের সাথে সংযুক্ত করেছেন যা OpenOffice.org বুঝতে পারে এবং ডাটাবেস ব্যবহার করে মেল একত্রিত করা যতক্ষণ আপনি জানেন কোথায় দেখতে হবে।
- সন্নিবেশ মেনু থেকে, ক্ষেত্র নির্বাচন করুন, তারপর অন্যান্য… সাবমেনু থেকে। বিকল্পভাবে, আপনি Ctrl+F2 চাপতে পারেন।
- প্রদর্শিত উইন্ডোতে, ডাটাবেস ট্যাবে ক্লিক করুন।
-
উইন্ডোর নিচের ডানদিকে ব্রাউজ বোতামে ক্লিক করুন এবং আপনার সদ্য তৈরি করা ডাটাবেস ফাইলটি খুঁজুন।
একবার নির্বাচিত হলে, ডাটাবেস উইন্ডোর ডান পাশে ডাটাবেস নির্বাচন শিরোনামের একটি তালিকায় উপস্থিত হবে।
- উইন্ডোর বাম পাশে প্রকারের তালিকা থেকে, মেইল মার্জ ক্ষেত্র নির্বাচন করুন।
- আপনার ডাটাবেসের পাশে "+" ক্লিক করুন, এবং এর নীচে একটি ওয়ার্কশীট ফাইল উপস্থিত হবে। "+" ক্লিক করুন তার পাশে, এবং আপনি ওয়ার্কশীট তৈরি করার সময় আপনার নির্বাচিত ডেটা কলামের নাম দেখতে পাবেন।
-
আপনি কোন ডাটা কলামটি toোকাতে চান তা নির্বাচন করুন, তারপর মূল নথিতে ডেটার কলামটি রাখার জন্য সন্নিবেশ ক্লিক করুন।
- কার্সারটি রাখতে ভুলবেন না যেখানে আপনি সন্নিবেশ ক্লিক করার আগে ডেটার কলামটি ertোকাতে চান, অন্যথায় আপনাকে এটিকে সঠিক অবস্থানে নিয়ে যেতে হবে।
- ঠিক যেমন অফিসে, পাঠ্য ক্ষেত্রগুলি মূল নথিতে বর্ণানুক্রমিক অক্ষর হিসাবে গণ্য করা হয়। আপনি স্পেস বার ব্যবহার করে এটি সরাতে পারেন এবং ডিলিট কী দিয়ে মুছে ফেলতে পারেন।
পদক্ষেপ 3. মার্জ সম্পূর্ণ করুন।
প্রতিটি ডেটা কলাম প্লেসমেন্ট চেক করুন। একবার হয়ে গেলে, আপনার মূল নথি মুদ্রণ করুন। মেইল মার্জ ডকুমেন্টে একত্রিত ফাইলের প্রতিটি এন্ট্রিগুলির জন্য একটি কপি মুদ্রণ করবে।
পরামর্শ
- ওয়ার্ড প্রসেসিং প্রোগ্রামগুলিতে সাধারণত টেমপ্লেট থাকে যা আপনি মূল নথি তৈরি করতে ব্যবহার করতে পারেন।
- কলামগুলিকে সবচেয়ে নির্দিষ্ট কীওয়ার্ডে বিভক্ত করতে ভুলবেন না। উদাহরণস্বরূপ, আপনি ডাকনাম (মিস্টার, মিসেস, মিস), নামের জন্য প্রথম নাম এবং শেষ নাম ব্যবহার করতে পারেন। প্রতিটি কলামে এক ধরনের ডেটা কলাম সহ নামের জন্য তিনটি পৃথক কলাম ব্যবহার করুন।
